Politique de confidentialité

Le responsable du traitement des données personnelles collectées via les Services est :

• Dénomination sociale : ZYNEA CILINIC SAÇ EKİMİ SAĞLIK TURİZM VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ
• Forme juridique : Limited Şirket (équivalent SARL de droit turc)
• Siège social : Merkez Mah. Akar Cad. I Tovvers Bomonti No: 3, İç Kapı No: 23, 34381 Şişli / İstanbul, Türkiye
• Numéro MERSIS : 0999149721500001
• Registre du commerce d'Istanbul : 1115930
• Numéro fiscal : 9991497215 — Bureau des impôts de Şişli (code 034276)
• Capital social : 50 000,00 TRY
• Représentants légaux (Müdür / Gérants) : M. Bekir Karabacak et M. Nicolas-Louis Paul H. Boel, chacun habilité à représenter individuellement la société
• Courriel de contact : contact@zyneaclinic.org
• Site internet : www.zyneaclinic.org

Pour toute question relative à la présente politique ou à l'exercice de vos droits sur vos données, vous pouvez écrire à notre point de contact dédié à la protection des données :

• Par courriel : privacy@zyneaclinic.org
• Par voie postale : Zynea Cilinic — Service Protection des Données — Merkez Mah. Akar Cad. I Tovvers Bomonti No: 3 / 23, 34381 Şişli / İstanbul, Türkiye

Nous collectons différentes catégories de données, soit directement auprès de vous (formulaire de contact, devis en ligne, échanges WhatsApp, consultations à distance, formulaires médicaux préopératoires, séjour à la clinique), soit automatiquement via des technologies de suivi sur notre site et nos applications.

2.1 Données d'identification et de contact

• Civilité, nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité.
• Adresse postale, pays de résidence, adresse e-mail, numéros de téléphone (fixe, mobile, WhatsApp).
• Copie de pièce d'identité ou de passeport lorsque cela est nécessaire à l'organisation du séjour médical (visa, transfert aéroport, hébergement).
• Identifiants de comptes utilisateurs (nom d'utilisateur, mot de passe chiffré, langue préférée).

2.2 Données de santé (catégorie particulière — art. 9 RGPD / art. 6 KVKK)

Pour permettre la réalisation d'un acte de greffe capillaire ou de tout autre acte médical ou esthétique en sécurité, nous sommes amenés à collecter et traiter des données concernant votre santé :

• Antécédents médicaux et chirurgicaux, traitements en cours, allergies.
• Photographies du cuir chevelu, de la zone donneuse et de la zone receveuse, ou de la zone à traiter, prises avant, pendant et après l'intervention.
• Résultats d'examens biologiques préopératoires (numération sanguine, sérologies, etc.).
• Diagnostic, plan de traitement, technique de greffe (FUE, DHI, saphir, etc.), nombre de greffons, observations peropératoires.
• Suivi postopératoire, éventuelles complications, prescriptions et recommandations.

Ces données ne sont traitées qu'avec votre consentement exprès et explicite, ou sur les autres bases légales prévues par l'article 9.2 du RGPD (notamment finalités de médecine préventive, de diagnostic, d'administration de soins ou de traitements).

2.3 Données de paiement et de facturation

• Coordonnées de facturation, montants, devises, dates et modes de règlement.
• Données bancaires traitées exclusivement par notre prestataire de paiement sécurisé. Zynea ne stocke pas les numéros de cartes bancaires.

2.4 Données relatives au séjour et au tourisme médical

• Informations de vol, dates d'arrivée et de départ, numéro de vol.
• Préférences linguistiques pour l'accompagnement (français, anglais, arabe, turc, etc.).
• Hôtel, type de chambre, besoins d'accompagnement particuliers.
• Demandes spécifiques liées au service de conciergerie VIP pour patients internationaux.

2.5 Données de communication

• Contenu des échanges (WhatsApp, e-mail, formulaires de contact, messagerie du site).
• Enregistrements éventuels d'appels, sous réserve d'information préalable et de consentement.
• Avis et témoignages que vous publiez.

2.6 Données collectées automatiquement

• Données techniques : adresse IP, type et version du navigateur, système d'exploitation, identifiants des appareils.
• Données de connexion et de navigation : pages consultées, durée de visite, date et heure de connexion, source de trafic, pays.
• Cookies et traceurs (voir section 8).

Vos données sont traitées pour les finalités suivantes, sur les bases légales suivantes :

• Exécution du contrat de soins ou des mesures précontractuelles (art. 6.1.b RGPD / art. 5.2.c KVKK) : devis, réservation de l'intervention, organisation du séjour, transport, hébergement, traitement, suivi postopératoire, facturation.
• Consentement explicite (art. 6.1.a et 9.2.a RGPD / art. 5.1 et 6.2 KVKK) : traitement des données de santé, photographies « avant/après », envoi de communications marketing, dépôt de cookies non essentiels.
• Intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD) : amélioration des Services, sécurité du site et lutte contre la fraude, mesure d'audience, gestion de la relation patient et satisfaction, défense en justice.
• Obligation légale (art. 6.1.c RGPD / art. 5.2.a KVKK) : tenue du dossier médical conformément à la réglementation sanitaire turque, conservation des factures, lutte contre le blanchiment, réponse aux demandes des autorités compétentes.
• Sauvegarde des intérêts vitaux (art. 6.1.d et 9.2.c RGPD) : intervention en cas d'urgence médicale au cours du séjour.

Vos données peuvent être communiquées aux destinataires suivants, dans la limite de ce qui est strictement nécessaire à l'exécution de leurs missions et sous obligation de confidentialité :

• Le personnel médical et paramédical de Zynea (médecins, chirurgiens, infirmiers, techniciens) intervenant directement dans votre prise en charge.
• Le personnel administratif habilité (équipe internationale, conciergerie, service client multilingue, comptabilité).
• Nos partenaires de l'organisation du séjour (hôtels partenaires, sociétés de transfert/transport), pour les seules informations nécessaires à la prestation.
• Nos sous-traitants techniques (hébergeur du site, prestataire de paiement, outil d'envoi d'e-mails, outil d'analyse d'audience, CRM).
• Les laboratoires d'analyse et établissements partenaires en cas de besoin diagnostique.
• Les autorités administratives, sanitaires ou judiciaires lorsque la loi l'exige.
• Les compagnies d'assurance et avocats, le cas échéant, pour la défense des droits de la Clinique ou du patient.

Zynea ne procède à aucune vente de vos données personnelles à des tiers à des fins commerciales.

4.1 Principaux sous-traitants

• Hébergement du site, distribution de contenu (CDN), pare-feu applicatif et protection anti-DDoS : Cloudflare, Inc. (101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA — avec data centers européens). Cloudflare est certifiée selon les Clauses contractuelles types de la Commission européenne.
• Plateforme de messagerie patients : WhatsApp Business, fournie par Meta Platforms Ireland Ltd. (Merrion Road, Dublin 4, Irlande).

La liste à jour des sous-traitants est disponible sur simple demande à privacy@zyneaclinic.org.

Zynea étant établie en République de Türkiye, le traitement de vos données suppose un transfert depuis votre pays de résidence vers la Türkiye. La République de Türkiye ne fait pas, à ce jour, l'objet d'une décision d'adéquation de la Commission européenne.

Lorsque vos données sont collectées depuis l'Espace économique européen, Zynea encadre ces transferts par les garanties appropriées prévues par le RGPD :

• Votre consentement explicite, préalablement éclairé sur les risques liés à l'absence de décision d'adéquation (art. 49.1.a RGPD) ;
• Le caractère nécessaire du transfert à l'exécution du contrat de soins conclu à votre demande (art. 49.1.b RGPD) ;
• Les clauses contractuelles types (CCT) adoptées par la Commission européenne le 4 juin 2021, intégrées à nos contrats de sous-traitance ;
• Des mesures supplémentaires techniques et organisationnelles (chiffrement, pseudonymisation, contrôle d'accès renforcé).

Vous pouvez obtenir une copie des garanties mises en place en nous écrivant à privacy@zyneaclinic.org.

Vos données sont conservées pendant la durée strictement nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées :

• Données de prospect (devis, formulaire de contact sans suite) : 3 ans à compter du dernier contact actif.
• Dossier médical (incluant photos, antécédents, comptes-rendus opératoires) : 20 ans à compter de la dernière intervention, conformément à la réglementation sanitaire turque et aux recommandations applicables aux actes médicaux et chirurgicaux.
• Données de facturation et pièces comptables : 10 ans à compter de la clôture de l'exercice (obligation légale).
• Données de paiement : non conservées par Zynea (gérées par le prestataire de paiement).
• Cookies : 13 mois maximum à compter de leur dépôt.
• Logs de connexion : 1 an conformément à la réglementation applicable.
• Enregistrements d'appels (si applicable) : 6 mois maximum.

À l'issue de ces durées, les données sont supprimées de manière sécurisée ou anonymisées de façon irréversible.

Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD et à l'article 11 de la KVKK, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès : obtenir confirmation que des données vous concernant sont traitées et en obtenir une copie.
• Droit de rectification : faire corriger des données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l'effacement (« droit à l'oubli ») : obtenir la suppression de vos données dans les cas prévus par la loi, sous réserve de nos obligations légales de conservation du dossier médical.
• Droit à la limitation : demander la suspension temporaire du traitement.
• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
• Droit d'opposition : vous opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime, ou à la prospection commerciale.
• Droit de retirer votre consentement à tout moment, sans porter atteinte à la licéité du traitement effectué avant ce retrait.
• Droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Pour exercer ces droits, adressez votre demande, accompagnée d'une copie d'un justificatif d'identité, à : privacy@zyneaclinic.org ou par courrier à l'adresse du siège social. Nous nous engageons à répondre dans un délai maximum d'un mois à compter de la réception de la demande (30 jours dans le cadre de la KVKK).

En cas de désaccord persistant, vous avez le droit d'introduire une réclamation :

• Auprès de la CNIL (France) — 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, www.cnil.fr ;
• Ou auprès de l'autorité de contrôle de votre pays de résidence dans l'Union européenne ;
• Ou auprès de l'autorité turque KVKK (Kişisel Verileri Koruma Kurumu) — www.kvkk.gov.tr.

Lors de votre navigation sur nos Services, des cookies et autres traceurs peuvent être déposés sur votre terminal. Un cookie est un petit fichier texte permettant de reconnaître votre navigateur lors de visites ultérieures.

8.1 Catégories de cookies utilisés

• Cookies strictement nécessaires : indispensables au fonctionnement du site (session, sécurité, préférences linguistiques). Ils ne nécessitent pas de consentement.
• Cookies de mesure d'audience : permettent d'analyser la fréquentation du site afin d'en améliorer le contenu.
• Cookies fonctionnels : permettent de personnaliser votre expérience (préférences d'affichage, recommandations).
• Cookies publicitaires : utilisés pour vous proposer des publicités adaptées à vos centres d'intérêt.

8.2 Gestion de votre consentement

Lors de votre première visite, un bandeau cookies vous permet d'accepter, de refuser ou de personnaliser le dépôt des cookies non essentiels. Vous pouvez modifier vos choix à tout moment via le lien « Gérer mes cookies » situé en bas de chaque page.

Vous pouvez également configurer votre navigateur pour refuser tout ou partie des cookies. Notez toutefois que la désactivation de certains cookies peut altérer le fonctionnement des Services.

Zynea met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté aux risques, en particulier renforcées pour les données de santé :

• Chiffrement des communications via le protocole HTTPS / TLS 1.3.
• Chiffrement des mots de passe et des données sensibles au repos (AES-256).
• Pseudonymisation systématique des photographies « avant/après » lorsqu'elles sont utilisées à des fins statistiques ou de formation interne.
• Contrôle d'accès strict, traçabilité (logs) et authentification forte du personnel autorisé.
• Sauvegardes régulières chiffrées et plan de continuité d'activité.
• Audits de sécurité et tests d'intrusion périodiques.
• Procédure interne de gestion des violations de données conforme à l'article 33 du RGPD.

En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés, Zynea s'engage à vous en informer dans les meilleurs délais, conformément à l'article 34 du RGPD et à l'article 12 de la KVKK.

Les photographies prises dans le cadre de votre prise en charge font partie intégrante de votre dossier médical et sont, à ce titre, conservées de manière confidentielle.

Toute utilisation de ces photographies à des fins promotionnelles, pédagogiques ou de communication (site internet, réseaux sociaux, brochures) est strictement subordonnée à la signature préalable d'un formulaire de consentement spécifique, distinct, écrit et révocable à tout moment, précisant les supports concernés et la durée d'utilisation.

Vous pouvez à tout moment retirer ce consentement par écrit à l'adresse privacy@zyneaclinic.org, sans que cela n'affecte la qualité de la prise en charge médicale.

Les Services médicaux de Zynea ne sont pas destinés aux personnes mineures, sauf cas particuliers et uniquement avec l'accord écrit préalable du ou des titulaires de l'autorité parentale et après évaluation médicale renforcée. Toute donnée collectée auprès d'un mineur sans cette autorisation sera supprimée dans les meilleurs délais.

La présente Politique de confidentialité peut être modifiée à tout moment afin de tenir compte des évolutions législatives, réglementaires, jurisprudentielles, techniques ou organisationnelles. Toute modification substantielle vous sera notifiée par e-mail ou par un avis affiché sur les Services. La date d'entrée en vigueur figure en haut du présent document. Nous vous recommandons de consulter régulièrement cette page.

Pour toute question relative à la présente Politique de confidentialité ou au traitement de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter :

• Par courriel : contact@zyneaclinic.org ou privacy@zyneaclinic.org
• Par courrier : Zynea Cilinic — Service Protection des Données — Merkez Mah. Akar Cad. I Tovvers Bomonti No: 3 / 23, 34381 Şişli / İstanbul, Türkiye
• Par téléphone / WhatsApp : +32 479 50 50 07